Klient dzwoni do firmy – jak ogarnąć rozmowy przychodzące?

W małej działalności gospodarczej bardzo trudno jest oddzielić sprawy prywatne od służbowych. Gdy obsługujemy klientów telefonicznie (co zdarza się pewnie w większości małych firm) mamy duży problem polegający na tym, że klienci dzwonią poza godzinami naszej pracy – a nawet w czasie bardzo absurdalnym, jak np. późnym wieczorem lub w środku nocy.

Nasz klient, nasz pan – zwykło się mówić. Chcemy mieć nowych klientów (tym bardziej, że sami do nas dzwonią), odbieramy więc te telefony w czasie dla nas wolnym. Czy jest na to rozwiązanie?

Telefon prywatny i służbowy w jednym

Częstą praktyka jest posiadanie dwóch telefonów – jednego prywatnego, a drugiego do celów służbowych. Telefon służbowy wyłączamy (lub zostawiamy w biurze) poza czasem pracy.

Jeden smartfon obsługujący dwie karty SIM, prywatną i służbową też jest rozwiązaniem, jednak nieco wadliwym – narażeni jesteśmy na dzwonienie w sprawach służbowych w czasie wolnym.

Wirtualna centralka telefoniczna – tak proste, a tak skuteczne

Rozszerzając działalność gospodarczą o obsługę magazynu self storage musiałem rozwiązać problem kolejnego numeru telefonu, na który dzwonić będa klienci zainteresowani wynajmem magazynu. Podawanie numeru prywatnego mija się z celem. Z pomocą przychodzi w tym miejscu wirtualna centrala telefoniczna, która na etapie, na którym jestem teraz jest doskonałym rozwiązaniem na problemy z obsługą firmowych rozmów przychodzących.

Wybór padł na usługę Zadarma (nie mam z tym podmiotem nic wspólnego, nie podaję linków partnerskich – jestem jedynie zadowolonym klientem). Wykupiłem prepaidową usługę numeru wirtualnego, który jest od tego momentu moim numerem telefonu od obsługi rozmów z klientami magazynów samoobsługowych. Uruchomiłem też wirtualną centralę, na której stworzyłem prosty scenariusz:

• klienci dzwoniący na numer wirtualny w godzinach mojej pracy odsłuchują wiadomość powitalną, po czym są przekierowani na mój główny numer telefonu,
• klienci dzwoniący na numer wirtualny poza godzinami mojej pracy odsłuchują informację o godzinach pracy biura obsługi klienta magazynu self storage Biała Podlaska, po czym rozmowa zostaje zakończona.

Jest to niezwykle prosty, ale skuteczny scenariusz. W rozwiązaniu, gdy w firmie pracują pracownicy, rozmowy mogą być przekierowywane do jednego z nich, a pod ich nieobecność do właściciela. Gdy firma ma wiele działów, możliwe jest ustawienie scenariusza, w którym rozmówca zostanie przekierowany na zewnętrzny numer pracownika lub działu w tematyce go interesującej (np. w przypadku warsztatu samochodowego – dział handlowy – sprzedaż części samochodowych, umawianie wizyty celem naprawy pojazdu, umówienie wizyty celem przeglądu na stacji diagnostycznej, kontakt z administracją, itp.).

Zadarma umożliwia również nagrywanie rozmów, a także usługę call back (“zostaw numer, zaraz do Ciebie oddzwonimy”). System informuje również o połączeniach nieodebranych oraz posiada wbudowany prosty CRM do zarządzania klientami.

Wirtualna centrala telefoniczna – ile to kosztuje?

Wbrew pozorom nie jest to drogie rozwiązanie. Podstawowy numer telefoniczny w Zadarma to koszt 20 złotych miesięcznie netto. Wirtualna centrala telefoniczna jest darmowa. Operatorzy komórkowi również posiadają takie rozwiązanie w swojej ofercie. Wirtualna centrala telefoniczna Plus, Orange lub Play to koszt kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Jest drożej, niż w prepaidowej Zadarmie lub innych alternatywach, ale wciąż tanio.