Jak przenieść skrzynki e-mail na inny hosting? Case study
Przeniesienie poczty na inny hosting to zadanie, przed którym stanąć może każdy przedsiębiorca. Jeśli do przeniesienia jest jedna, dwie, kilka skrzynek e-mail – nie jest to trudne zadanie.
Jeśli jednak w firmie działa więcej usług IT (kilkanaście skrzynek e-mail, strony internetowe, usługi webowe) takie przenosiny mogą być nie lada wyzwaniem.
Przypadek, który opisujemy dotyczy firmy handlowej zajmującej się sprzedażą hurtową części samochodowych w kraju i za granicą. W obrębie firmy znajduje się również warsztat samochodowy oraz stacja diagnostyczna.
Firma ma prostą stronę internetową – wizytówkę oraz niewielką aplikację webową pisaną przed laty na zamówienie, która jest wykorzystywana do generowania specyficznych dokumentów dla klienta końcowego.
W obrębie firmy w momencie podjęcia się przez nas zlecenia funkcjonowało ponad 30 skrzynek e-mail. W części handlowej każdy z handlowców ma swój adres e-mail. Skrzynki mailowe pracowników odchodzących z pracy pozostały na hostingu w celu kontynuacji obsługi klienta. Do tej puli dochodzą skrzynki do administrowania firmą (biuro, księgowość/kadry, IT), mail do obsługi sprzedaży internetowej (Allegro) oraz maile części usługowej (biuro serwisu, kierownik serwisu, warsztat, stacja diagnostyczna). Było tego trochę.
Po co przenosić się na inny hosting?
Impulsem do zmiany były rosnące koszty związane z utrzymaniem wyżej wymienionej, dość prostej infrastruktury IT opartej o usługi jednej z najpopularniejszej firm hostingowych w Polsce. Nie wymieniając firmy z nazwy, wystarczy powiedzieć, że pierwsza litera nazwy firmy to „N”…
Dlaczeg tak drogo? Typowe pytanie szefowej firmy nie mogło pozostać bez odpowiedzi.
Poniżej zestawienie opłat rozłożone na dwie faktury – oznaczone jako zapłacone ze wględu na podpiętą kartę firmową do konta. Sprawa zakończyła się korektą i rezygnacją z usług rzeczonej firmy hostingowej.
Powyższe zrzuty faktur jednoznacznie wskazują na wysoki (naszym zdaniem) koszt obsługi stron internetowych i maili na poziomie 1468,64 zł netto. Powyższe dokumenty nie zawierają rocznego kosztu utrzymania domen internetowych, który u większości usługodawców jest zbliżony.
Nadmienić należy, że firma nie ma rozbudowanych usług IT. Mówimy tylko o skrzynkach e-mail, jednej stronie na wordpressie oraz niewielkiej aplikacji www. Firma pracuje praktycznie offline – przeważa obsługa klienta w biurze firmy oraz sprzedaż mailowa i „na słuchawce”.
Firma nawiązała kontakt z nami, aby szybko i bezboleśnie przenieść usługi na tańszy i bardziej niezawodny hosting. Czy się udało?
Hosting poczty i stron www – co wybrać?
Oferta usług hostingowych jest obecnie ogromna. Wybierając najlepszy hosting do poczty firmowej nie chceliśmy faworyzować najtańszego usługodawcy, lecz takiego z rozsądnym stosunkiem jakości do ceny. Wybór padł na firmę, której nazwa zaczyna się na „C”. Ma ona w swojej ofercie usługi ze śmiesznie niskim pułapem „wejścia” w pierwszym roku abonamentu i dwutygodniowym okresem próbnym. Jeśli też stoisz przed dylematem wyboru najlepszego hostingu pod maila, sugerujemy wybróbować usługę przed jej zakupem. U większości dostawców jest taka możliwość.
Przenoszenie skrzynek mailowych i stron internetowych na inny hosting – poradnik
Przeniesienie skrzynek mailowych i usług funkcjonującej firmy jest zadaniem, które musi być poprzedzone planem działania. Pisząc kolokwialnie – trzeba stworzyć plan, bo wszystko ma działać nieprzerwanie i nie możemy nic spieprzyć po drodze.
Konieczna jest rozmowa z pracownikami firmy oraz zarządem odnośnie weryfikacja ilości adresów e-mail. Czy na pewno potrzebują oni 30 skrzynek? Czy zawieszone konta e-mail pracowników, którzy już nie pracują mogą zostać przeniesione do jednej skrzynki pełniącej rolę archiwum? Po takiej weryfikacji udało się zredukować liczbę aktywnych adresów e-mail do ilości poniżej 20. Jest dobrze.
Wirtualni asystenci Parnerfirm.pl potrzebowali danych dostępowych zarówno do obecnego hostingu, jak i poszczególnych skrzynek e-mail. W przypadku, gdy hasło do maila nie było znane (uwierz, zdarza się, że hasła do maila nie są zmieniane przez całe lata), było ono resetowane. Nasza załoga czuwała również nad właściwą komunikacją z pracownikami – nowe hasła zostały przekazane zainteresowanym.
Do przenosin skrzynek e-mail na nowy hosting wykorzystaliśmy roboczą domenę w nowym hostingu. W obrębie tej domeny utworzyliśmy lustrzane adresy e-mail. Rozpoczęliśmy kopiowanie wiadomości z istniejących, działających skrzynek do skrzynek tymczasowych. Proces był długotrwały (skrzynka jednego z pracowników ze stażem kilkunastu lat to dobre kilka GB wiadomości), ale w ciągu kilku dni udało się zakończyć operację z sukcesem.
W tym miejscu możesz zadać pytanie, co z wiadomościami e-mail, które wpadły na skrzynki już po procesie migracji? Proces kopiowania wiadomości na skrzynki tymczasowe powtórzyliśmy ponownie, po godzinach pracy biura, w dniu zakończenia abonamentu hostingu u dotychczasowego usługodawcy.
Gdy skończył się abonament „starego” hostingu, u nas zaczął się sprint. W pierwszej kolejności przeparkowaliśmy domenę główną do nowego usługodawcy. W ciągu kilku godzin wieczorem i w nocy musieliśmy przenieść wszystkie wiadomości ze skrzynek tymczasowych na te we właściwej domenie, ale przeparkowanej już na nowy hosting.
Analizując zrealizowany proces przenoszenia firmowej poczty na nowy serwer już po oddaniu usługi, doszliśmy do wniosku, że mogliśmy pominąć pośredni krok przenoszenia maili na adresy tymczasowe. Jednak ze względów bezpieczeństwa i pewnych niejasności odnośnie przyszłości niektórych adresów mailowych w firmie, woleliśmy przeprowadzić migrację w opisany wyżej sposób. Better safe than sorry, jak to mówią ostrożni ludzie.
Czy było warto?
Faktura u nowego usługodawcy opiewała na 49 zł netto za pierwsze 3 miesiące, a po upływie tego okresu – 549 zł rocznie. Tysiąc złotych w kieszeni. Jest to tym bardziej korzystne, że wszystkie usługi, za które nasz klient płacił dodatkowo, są teraz w podstawowym pakiecie w obrębie przyjaznego, nowoczesnego panelu administracyjnego.
