Czy musisz wysyłać każde nowe orzeczenie pracownika do PFRON? Wyjaśniamy.

Wielu pracodawców, otrzymując od pracownika nowe orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, zadaje sobie pytanie: czy powinienem niezwłocznie przesłać jego kopię do PFRON? Krążące mity i niepewność w tym zakresie mogą prowadzić do niepotrzebnych działań lub, co gorsza, do zaniechań. Jakie są więc oficjalne zasady?

Zasada ogólna: Nie wysyłaj dokumentów bez wezwania

Podstawowa zasada jest prosta: pracodawca nie ma obowiązku automatycznego przesyłania do PFRON każdego nowego orzeczenia o niepełnosprawności swojego pracownika. Fundusz w standardowej procedurze opiera się na danych zadeklarowanych przez pracodawcę we wniosku Wn-D i załączniku INF-D-P.

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania kopii orzeczeń w aktach osobowych pracownika i na ich podstawie prawidłowego wypełniania comiesięcznych wniosków.

Kiedy PFRON poprosi o orzeczenie?

Obowiązek przesłania kopii orzeczenia pojawia się wyłącznie w sytuacji, gdy PFRON o to poprosi. Takie wezwanie ma najczęściej miejsce w trakcie:

• Czynności sprawdzających: Gdy analityk PFRON, weryfikując wniosek, znajdzie nieścisłości lub będzie potrzebował potwierdzenia zadeklarowanych danych (np. stopnia niepełnosprawności, występowania schorzeń szczególnych).
• Formalnej kontroli: W przypadku kompleksowej kontroli prowadzonej u pracodawcy.

Jeśli otrzymasz takie wezwanie, należy dostarczyć do Funduszu czytelną kopię (skan lub zdjęcie) kompletnego orzeczenia (obie strony), powołując się na numer sprawy podany w piśmie z PFRON.

Twoja odpowiedzialność jako pracodawcy

Mimo braku obowiązku ciągłego przesyłania dokumentów, to na pracodawcy spoczywa pełna odpowiedzialność za prawidłowe dane we wnioskach. Oznacza to, że musisz:

• Na bieżąco pozyskiwać od pracowników aktualne orzeczenia.
• Prawidłowo interpretować zapisy orzeczenia (stopień, symbol przyczyny, ważność).
• Przechowywać dokumentację w sposób umożliwiający jej szybkie odnalezienie i okazanie na wezwanie Funduszu.

Podsumowanie

Nie musisz zasypywać PFRON każdym nowym dokumentem otrzymanym od pracownika. Kluczem jest rzetelne prowadzenie dokumentacji wewnętrznej i reagowanie na oficjalne wezwania z Funduszu. Prawidłowa archiwizacja i interpretacja orzeczeń to podstawa, która zapewnia spokój i bezpieczeństwo w razie weryfikacji. W Partnerfirm.pl pomagamy naszym klientom wdrożyć procedury, które gwarantują porządek w dokumentach i zgodność z wymogami PFRON.