5 najczęstszych błędów we wnioskach Wn-D, które pozbawiają firmy należnych pieniędzy z PFRON

Składanie wniosku Wn-D o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych wydaje się prostą, comiesięczną procedurą. Niestety, w gąszczu przepisów i terminów kryją się liczne pułapki, które mogą prowadzić do odrzucenia wniosku, konieczności składania korekt, a w najgorszym wypadku – do utraty należnych środków. Wieloletnie doświadczenie w obsłudze firm pozwoliło nam zidentyfikować 5 błędów, które powtarzają się najczęściej i generują największe straty.

Jak uniknąć kosztownych pomyłek i zabezpieczyć dofinansowanie do wynagrodzeń PFRON?

Analizując dokumentację naszych klientów, często natrafiamy na te same, powtarzające się problemy. Ich wyeliminowanie to pierwszy krok do stabilnego i pełnego pozyskiwania środków.

1. Błędnie wyliczone koszty płacy. Do kosztów płacy wlicza się nie tylko wynagrodzenie brutto, ale także finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, FGŚP i Fundusz Solidarnościowy. Częstym błędem jest pomijanie niektórych składników wynagrodzenia (np. premii czy dodatków) lub, przeciwnie, wliczanie do podstawy zasiłków (np. chorobowego), co jest niedopuszczalne.

2. Nieterminowe regulowanie kosztów płacy. To jeden z kluczowych warunków. Dofinansowanie nie przysługuje, jeśli koszty płacy zostały poniesione z uchybieniem terminów przekraczającym 14 dni. Istnieje wyjątek dla składek ZUS (dopuszczalne opóźnienie powyżej 14 dni, jeśli nie przekracza 2% należnych składek za dany miesiąc), ale jego nieznajomość lub błędna interpretacja prowadzi do utraty wsparcia.

3. Złożenie wniosku przed wypłatą wynagrodzenia. Od 1 lipca 2016 roku obowiązuje zasada, że wniosek o dofinansowanie można złożyć dopiero po faktycznej wypłacie wynagrodzenia pracownikowi. Złożenie wniosku Wn-D nawet o jeden dzień za wcześnie skutkuje automatycznym wyzerowaniem kwoty do wypłaty za danego pracownika.

4. Błędy w ustaleniu „efektu zachęty”. To najbardziej złożony i najczęstszy problem. Firmy zapominają o jego zbadaniu, mylą metodę ilościową z jakościową lub nie wiedzą, że można go wykazać nawet przy braku wzrostu zatrudnienia, np. zatrudniając pracownika na wakat. Ten błąd uniemożliwia uzyskanie dofinansowania przez cały okres trwania umowy.

5. Brak dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w dniu zatrudnienia. Aby ubiegać się o dofinansowanie, pracodawca musi mieć udokumentowaną wiedzę o niepełnosprawności pracownika najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego pracy. Może to być nie tylko orzeczenie, ale nawet oświadczenie pracownika. Brak jakiegokolwiek dokumentu w tym kluczowym momencie może skomplikować lub uniemożliwić uzyskanie wsparcia.

Każdy z tych błędów może narazić Twoją firmę na poważne straty. Zapewnienie pełnej poprawności wniosków wymaga specjalistycznej wiedzy i ciągłego śledzenia zmian w przepisach. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje dofinansowanie do wynagrodzeń PFRON jest bezpieczne, powierz ten proces ekspertom.